Aufbau- und Ablauforganisation in Unternehmen

 In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse und Abläufe, die es zu organisieren gibt. Auch wenn in der Startphase eines Unternehmens dieser Aspekt vielleicht noch stiefmütterlich behandelt wird, werden doch schon unbewusst Strukturen geschaffen, die man als Aufbau- und Ablauforganisation von diesem scheinbar noch unorganisierten Unternehmen bezeichnen kann.
Generell gibt es viele Definitionsansätze für den Begriff Organisation an sich. So kann dieser Begriff funktionell, instrumentell oder auch institutionell betrachtet werden. Unabhängig von der Sichtweise des Begriffes unterscheidet man jedoch bei der Organisation eines Unternehmens die Aufbau- und Ablauforganisation.

Bei der Aufbauorganisation handelt es sich um die hierarische Struktur in dem Unternehmen. Diese regelt welche Aufgaben durch wen und mit welchem Mitteln zu erledigen sind. Im Vordergrund steht die Strukturierung, also die Schaffung von Organisationseinheiten in Form von bsw. Stellen und Abteilungen. In kleineren Unternehmen kann die Aufbauorganisation auch durchaus nur aus einem Geschäftsführer oder Alleininhaber bestehen.

Die Ablauforganisation hingegen regelt, welche Arbeitsschritte mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in welchem Bereich innerhalb der Aufbauorganisation zu erledigen sind. Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens hängen also unmittelbar zusammen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise über die Einheiten Rechnungswesen und Controlling verfügt (Aufbauorganisation), regelt die Ablauforganisation welche Arbeitsschritte vom Rechnungswesen und welche vom Controlling ausgeübt werden sollen. Dies kann je nach Industriezweig und dem verfügbaren Ressourcen in jedem Unternehmen unterschiedlich sein.

Die geschaffenen Strukturen sollten mit zunehmender Größe dann immer wieder ausgebaut oder angepasst werden, um den gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden. Interessant in diesem Zusammenhang sind diverse Ansätze, welche scheinbar ohne solche hierarchischen bzw. offiziellen Strukturen auskommen wollen und vermeintlich auch können. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch häufig das genaue Gegenteil: An die Stelle der fehlenden offiziellen Strukturen sind inoffizielle getreten. Letztere entstehen auch in hierarchisch strukturierten Unternehmen. Dies kann unter Umständen dann ein Indikator für eine schlechte Aufbau- oder Ablauforganisation sein, aber auch zahlreiche andere Ursachen haben.

Qualitätsmanagementsysteme

Seit der Veröffentlichung der ersten Qualitätsnormen  in den 80er- Jahren, finden Qualitätsmanagementsysteme  heutzutage eine immer größer werdende Verbreitung.
Diese QM- Systeme sind für Unternehmen jeglicher Art und Größe eines der wichtigsten Führungsinstrumente!
Ein maßgeschneidertes Qualitätsmanagementsystem bietet viele Vorteile. Darunter zählen die Kostenreduktion, Fehlerreduktion, ein besseres Image, nachhaltiges Qualitätsbewusstsein, Nachvollziehbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Leistungssteigerung, höhere Transparenz, eindeutige Organisation, Struktur und klare Abläufe und Prozesse.
ISO 9001 Qualitätsmanagement
Es bildet die Voraussetzung für überlegene Produkte, exzellente Dienstleistungen, fähige Prozesse und zufriedene Kunden. Das Qualitätsmanagement wird von den Wirtschaftswissenschaften als Teilbereich des funktionalen Managements, mit dem Ziel, Geschäftsprozesse und die Arbeitsqualität zu erhöhen, angesehen. Dabei sind sowohl die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten oder weiterzuentwickeln und zeitliche Vorgaben zu berücksichtigen. Inhalte sind etwa professionelle Lösungsstrategien, Normen für Leistungen oder Produkten, die Optimierung von Kommunikationsstrukturen, die Steigerung oder Erhaltung der Kundenzufriedenheit oder des Klientels, Gestaltung und Ausstattung von Arbeitsräumen, Dokumentationen, Motivation der Belegschaft, eine Standardisierung bestimmter Arbeits- und Handlungsprozesse, sowie berufliche Weiterbildung.
Das Qualitätsmanagement soll bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen sicherstellen, dass der zugewiesene Platz durch Qualitätsbelange eingenommen wird. Die Qualität bezieht sich dabei sowohl auf die Dienstleistungen und die vermarkteten Produkte, als auch auf interne Prozesse der Organisation und ist als das Maß definiert, in dem der betrachtete Prozess oder das betrachtete Produkt, den Anforderungen genügt. Die Anforderungen können implizit vorausgesetzt werden oder können explizit definiert sein. Die Qualität ist das Ausmaß an Erwartungen und Übereinstimmungen von Anforderungen mit einer Dienstleistung oder einem Produkt. Die Anforderungen werden im Laufe der Zeit zu Erwartungen.
Somit steuert das QM nur die Erreichung der vorgegebenen Qualität und führt somit nicht zwangsläufig zu einem höherwertigen Ergebnis. Einem vollständigem QM kann somit durchaus auch der Herstellungsprozess eines Billigprodukts unterliegen. Qualitätszertifizierungen etwa nach ISO sagen nur über das QM im Herstellungsprozess, nicht aber wie in der Werbung suggeriert, über die Produktqualität aus.

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