Dokumentenmanagement

 Dokumente gehören schon immer zum Leben und sie flattern täglich von den verschiedensten Behörden und Unternehmen ins Haus. Sie müssen rechtssicher archiviert werden und füllen einen Aktenordner nach dem anderen, bis die Aktenschränke überquellen.
Das Auffinden eines ganz bestimmten Dokuments wird dann mitunter zur Qual.
Abhelfen kann hier die Ablage in elektronischer Form mittels eines Dokumentenmanagementsystems.
Die Verwaltungsfunktion der immer weiter anwachsenden Daten steht beim klassischen Datenmanagementsystem in Vordergrund. Die Datenerfassung ist über die verschiedensten Wege möglich. Dazu gehören die manuelle Eingabe, Einscannen von Dokumenten, Ablage von Dokumenten die E-Mails angehängt wurden oder Daten von optischen und magnetischen Datenträgern.
Durch die elektronische Archivierung wird das schnelle Auffinden von wichtigen Informationen und Dokumenten ermöglicht und die Archivierungskosten erheblich gesenkt.
Elektronische Dokumente datenbankgestützt zu verwalten, dazu dient Dokumentenmanagement.
Datenbanken erlauben die Verwaltung großer Datenmengen und einen direkten Zugriff auf die wichtigen und aktuellen Dokumente.
Doch auch elektronische Akten müssen ordentlich verwaltet werden und der Aufwand unterscheidet sich nicht wesentlich von der manuellen Ablage. Wer keine ordentliche Struktur bei der manuellen Ablage aufgebaut hat, wird sich auch beim Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems schwer tun, es sei denn, das Programm übernimmt die wesentlichen Aufgaben und dem Nutzer werden alle wichtigen Arbeiten abgenommen.
Unterm Strich ist die Umstellung auf elektronische Datenverwaltung sinnvoll und ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem bringt dem Unternehmen mehr Vorteile als Nachteile.
Bessere Suchfunktionen, wie Dateiname, Dateiendung, Änderungsdatum oder Änderungsnummer erleichtern das Auffinden bestimmter Dokumente erheblich. Auch Auftragsnummer, Kundennummer oder Bearbeiter kommen als Suchkriterium in Frage.
Informationen die zusammengehören können aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
Auch können mehrere Stellen oder Abteilungen, die mit die mit der Erledigung von bestimmten Aufgaben betraut sind, auf die Dokumente zugreifen.
Missbrauch beim Zugriff auf Dokumente und Geschäftsprozesse wird durch die Installierung eines Berechtigungssystems vermieden.

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