Großartige Events, bei denen alle Beteiligten sehr zufrieden sind, bedürfen einer sehr genauen und strategischen Planung. Keine leichte Aufgabe für den Organisator, denn es muss so einiges bedacht werden.
Der Leitplan eines Businessevents
Zuerst müssen strategische Punkte überlegt werden, wie zum Beispiel, welche Zielgruppen angesprochen werden sollen und was mit dem Businessevent erreicht werden soll. Dies sind meist Vorgaben des Auftraggebers. Dann wird schon die operative Planung in Angriff genommen. Dazu muss das Umfeld genau geprüft und der zeitliche Termin festgelegt werden. Keinesfalls darf er sich mit dem Event der Konkurrenz überschneiden. Auch Sponsoren und Kooperationspartner sind vielleicht einzubinden. Großer Aufmerksamkeit gehören den Räumlichkeiten und dem zeitlichen Ablauf, der bis ins Kleinste geplant werden soll. Ist das Event im Freien, sollte man das Wetter bedenken und eventuell einen Ausweichraum bei Regen finden. Die Visualisierung und die kommunikativen Gestaltungselemente müssen perfekt aufeinander abgestimmt werden. Die gesamte Technik dafür, wie Rednerpult und Mikrofone werden natürlich auch organisiert, im besten Fall wird damit eine Spezialfirma beauftragt. Auch sollten die einzelnen Verantwortlichen mittels Handys miteinander vernetzt sein, damit bei eventuellen Problemen sofort gehandelt werden kann. Einen großen Teil der Planung eines Businessevents gehören der organisatorischen Logistik, besonders bei Open-Air Events. Dazu gehören die richtige Anzahl von Toiletten, Strom, Wasser und Abwasser. Der Brandschutz muss beachtet werden und auch Sanitäter müssen vor Ort sein. Eventuell muss ein Personenschutz eingesetzt werden. Auch um die einfache und gut sichtbare Beschilderung muss man sich kümmern.
Für das Businessevent besondere Einladungen
Wird es ein stilvolles Businessevent, bestehend aus einem Kreis auserwählter Personen, müssen natürlich Einladungen verschickt werden. Ganz diesem Anspruch entsprechend und sehr einfach ist das Drucken bei Smartekarte.de. Die schlichten, aber dennoch eleganten Motive müssen nur noch mit dem passenden Text versehen werden. Dies ist für Profis natürlich eine Kleinigkeit. Je nach Anlass des Events können noch entsprechende Bilder eingefügt werden. Stilvolle Einladungen gestaltet man eben selbst und verschickt sie klassisch mit der Post.