Sichere Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen im Unternehmen

Tresor

Tresor (© frank peters – Fotolia.com)

Jeder Gewerbetreibende muss seine geschäftlichen Unterlagen für einen festgesetzten Zeitraum aufbewahren. Die Fristen orientieren sich vor allem nach den Rechtsgrundlagen des Steuerrechts sowie des Handelsrechts. Weitere Aufbewahrungsfristen existieren für Rechtsgebiete wie dem Produkthaftungsgesetz, dem Sozialversicherungsgesetz sowie dem Arbeitsrecht. Jeder Unternehmer muss daher dafür Sorge tragen, seine wichtigen Unterlagen sicher zu lagern. Ansonsten drohen empfindliche Strafen.

Was aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss

Aus steuerrechtlichen Gründen muss der Gewerbetreibende jegliche Aufzeichnungen sowie Bücher lagern, welche für eine Besteuerung von Wichtigkeit sind. Dazu zählen demnach unter anderem die Jahresabschlüsse, Inventare, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen, erhaltene Handels- sowie Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Eine besondere Stellung nehmen die Rechnungen ein. Ein Doppel von allen Rechnungen, die der Gewerbetreibende selbst oder eine andere Person in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, muss aufbewahrt werden. Gleiches zählt für jegliche Rechnungen, die er erhalten hat. Einige Unterlagen können digital verwahrt werden, während andere nur als Original vom Finanzamt akzeptiert werden.

Lange Aufbewahrungsfristen

Ein Gewerbetreibender muss nicht nur eine große Anzahl an Unterlagen aufbewahren, sondern er muss die Dokumente zudem über einen längeren Zeitraum griffbereit haben. So müssen sich Lageberichte, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, der Jahresabschluss, die Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege sowie Dokumente für die Zollbehörden für zehn Jahre im Besitz des Gewerbetreibenden befinden. Für jegliche anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie empfangene Geschäftsbriefe oder Wiedergabe der verschickten Handelsbriefe ist eine Frist von sechs Jahren vorgeschrieben. Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen mit dem Ende des Kalenderjahres beginnen. In einigen Fällen kann die Frist sogar verlängert werden. Gründe dafür können beispielsweise eine begonnene Außenprüfung, anhängige steuerstrafrechtliche Ermittlungen oder ein erwartetes Rechtsbehelfsverfahren sein.

Sicher die Unterlagen aufbewahren

Die Aufbewahrung der geschäftsinternen Dokumente und Kundenunterlagen sollte professionell erfolgen. Dies bedeutet, dass sie sicher gelagert werden müssen, wofür sich insbesondere Tresore von renommierten Anbietern wie Dianit (www.dianit.ch) anbieten. Mit einem Tresor von Dianit schützen Unternehmen und Kanzleien brisante Dokumente sowohl vor neugierigen Blicken als auch vor Dieben. Neben dem unbefugten Zugriff bieten einige Modelle ferner einen ausgezeichneten Brandschutz. Alarmvorbereitungen sind ebenfalls möglich. Je nach der Dokumentenmenge, der Dokumentenart und der gewünschten Sicherheitsklasse kann sich der passende Tresor ausgesucht werden. Unternehmen wie Dianit offerieren zudem Sonderlackierungen in den verschiedensten Farben, sodass der Sicherheitsschrank nicht als Fremdkörper in der bestehenden Inneneinrichtung wahrgenommen wird.

Konsequenzen für einen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Gewerbetreibenden ist dringend angeraten, sich an die festgesetzten Aufbewahrungspflichten zu halten. Wer dagegen verstößt und somit nicht der Buchführung nach §§ 140 bis 148 AO entspricht, muss mit ernsthaften Konsequenzen rechnen. Die Finanzbehörde kann die Besteuerungsbasis dann schätzen, was sich sehr negativ auswirken kann. Eine lange Freiheitsstrafe kann drohen, wenn durch die Verletzung der Aufbewahrungspflicht ein Straftatbestand verschleiert worden ist.

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