Veröffentlichungen

Umweltmanagement

In den Industrieländern gewann in den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts immer mehr die Erkenntnis Raum, dass das industrielle Wachstum begrenzt ist. Zunächst spielten Umweltaspekte nur dort eine Rolle, wo natürliche Ressourcen knapp waren, oder Menschen direkt durch schädliche Ausstöße von Fabriken belastet wurden. Dort gewann die Schonung der Umwelt einen großen Einfluss auf die Unternehmen, wenn auch zunächst unter äußerem Zwang. Daraus resultierten Gesetze, die den Schutz der Umwelt vor ungebremster Ausbeutung verbessern sollten. Umweltschutz wurde vom Staat mehr und mehr erzwungen. So ist in Deutschland seit 1994 Umweltschutz als Staatsziel ins Grundgesetz aufgenommen worden (Artikel 20a). Auch das Umweltbewusstsein vieler Konsumenten verschärfte sich, so dass Unternehmen von Kunden und Öffentlichkeit dazu gebracht werden, umweltfreundliche produzierte Produkte auf den Markt zu bringen. Ebenso achtete die Finanzwelt auf Umweltaspekte und versicherte nicht mehr alles, bzw. Umweltrisiken führten zur Erhöhung der Prämien und zur Verweigerung von Krediten.

Damit staatlichen Gesetzen und Wünschen der Verbraucher entsprochen wird, bedurfte es des Umweltmanagements. Umweltmanagement (UM) umfasst neben den ökonomischen Aspekten der Betriebsführung ebenfalls juristische, psychologische und vor allen Dingen ökologische Überlegungen. UM bezieht sich auf die für den Schutz der Umwelt wichtigen Anforderungen an die Unternehmensführung. Damit ganzheitlich im Unternehmen ein auf den Umweltschutz gerichtetes Management garantiert ist, stehen vor allem die folgenden Aspekte unter Umweltschutzgesichtspunkten:

  • Forschung und Entwicklung
  • Beschaffung und Absatz
  • Produktion und Entsorgung
  • Logistik

Aber natürlich steht auch im Blickfeld, durch Umweltschutz direkt Gewinne für das Unternehmen zu realisieren. So kann ein Unternehmen etwa durch Einsparen von fossilen Rohstoffen, den Wechsel zu regenerativen Energien bei der Produktion, oder aber durch Erforschung zukunftsträchtiger Möglichkeiten, Wettbewerbsvorteile erlangen. Ein gutes Umweltmanagement erkennt schon heute Problemfelder von morgen und entwickelt Strategien, um daraus bessere Möglichkeiten für das Unternehmen zu gewinnen.

Mobile Device Management – Smartphone Infrastruktur ohne Risiken

Mobile Business ist eine moderne, gern genutzte Möglichkeit im heutigen Unternehmen. Auf diese Weise bleiben die Mitarbeiter jederzeit für den Notfall erreichbar und können sich selbst an die Fachkräfte im Haus wenden, wenn sie im Außendienst ein Problem bekommen. Wichtig ist allerdings eine sichere Infrastruktur der mobilen Geräte, um Sicherheitsrisiken und -lücken zu verhindern und dafür zu sorgen, dass sie nicht letztendlich dafür verantwortlich sind, dass unnötig Kosten entstehen oder Daten an Unbefugte geraten.

Mobile Device Management als Sicherheitsgrundlage
Um die Sicherheit der mobilen Infrastruktur überhaupt gewährleisten zu können, ist ein System fürs Mobile Device Management zwingend erforderlich. Damit können alle mobilen Geräte zentral verwaltet und ohne großen Aufwand für den Einsatz im Unternehmen passend konfiguriert werden. Gleichzeitig müssen Mitarbeiter bei Störfällen nicht im Unternehmen erscheinen, um das Gerät warten zu lassen, da viele Eventualitäten bereits über das Management-System geklärt werden können. Darüber hinaus ist es bei vielen Betriebssystemen möglich, unerwünschte Funktionen zentral auszuschalten, um beispielsweise Fotos des Unternehmensgeländes mit den mobilen Geräten unmöglich zu machen.

Sicherheit der Infrastruktur bei Diebstahl
Ein Smartphone wird am häufigsten im Firmenalltag eingesetzt, da es die leistungsstärkste Option darstellt. Es ist schnell, bringt viele attraktive Funktionen mit sich und ist daher am besten für die alltägliche Unternehmensarbeit geeignet. Umso effektiver sind die modernen Tablet-PCs, auf denen sich unterwegs sogar arbeiten ließe – je nachdem, in welcher Funktion der Mitarbeiter beschäftigt ist. Die Geräte stellen aber auch attraktive Ziele für Diebe dar, vor denen sich die Firma schützen können muss. Viele Smartphones und Tablet-PCs haben heute einen integrierten Diebstahlschutz, den bereits Privatpersonen nutzen können und dessen Einsatz nicht allzu viel kostet. Firmen im Mobile Business sollten diese Funktionen auf jeden Fall einschalten, denn sie helfen dabei, das Gerät für den Dieb unbrauchbar zu machen – auf diese Weise taucht es womöglich eher wieder auf, als wenn er es verwenden könnte. Zudem lassen sich mobile Geräte identifizieren und auch auf diese Weise wiederfinden, sodass aus betriebswirtschaftlicher Sicht noch nicht einmal Kosten für die Wiederbeschaffung entstehen müssen. Diese Möglichkeiten bieten sich bereits unabhängig vom Mobile Device Management-System.

Was tun mit Apps und Anwendungen?
Apps haben das Smartphone und andere mobile Endgeräte zu dem gemacht, was sie heute sind: Flexible Arbeitsgeräte, die den individuellen Bedürfnissen des Nutzers angepasst werden können. Allerdings stellen gerade die Apps auch ein Sicherheitsrisiko dar. Um sich sicher sein zu können, dass sie nicht gefährlich sind, müsste man den gesamten Code einer jeden App prüfen, die sich der Mitarbeiter auf das Gerät herunterlädt. Daher ist es sinnvoll, Apps und Anwendungen unabhängig vom Betriebssystem nur dann einsetzen zu lassen, wenn es sich um eine sichere Anwendung handelt. Gerade die großen mittelständischen Unternehmen und Konzerne verfügen über die Mittel, selbst bedarfsgerechte Apps programmieren zu lassen. Dadurch können sie sich sicher sein, dass die Mitarbeiter keine Malware einschleppen, und sie bieten ihnen trotzdem alle arbeitsrelevanten Funktionen, die die mobilen Geräte zum wertvollen Partner im Arbeitsalltag machen.

Gastartikel von www.mobile-device-management.biz

Dokumentenmanagement

 Dokumente gehören schon immer zum Leben und sie flattern täglich von den verschiedensten Behörden und Unternehmen ins Haus. Sie müssen rechtssicher archiviert werden und füllen einen Aktenordner nach dem anderen, bis die Aktenschränke überquellen.
Das Auffinden eines ganz bestimmten Dokuments wird dann mitunter zur Qual.
Abhelfen kann hier die Ablage in elektronischer Form mittels eines Dokumentenmanagementsystems.
Die Verwaltungsfunktion der immer weiter anwachsenden Daten steht beim klassischen Datenmanagementsystem in Vordergrund. Die Datenerfassung ist über die verschiedensten Wege möglich. Dazu gehören die manuelle Eingabe, Einscannen von Dokumenten, Ablage von Dokumenten die E-Mails angehängt wurden oder Daten von optischen und magnetischen Datenträgern.
Durch die elektronische Archivierung wird das schnelle Auffinden von wichtigen Informationen und Dokumenten ermöglicht und die Archivierungskosten erheblich gesenkt.
Elektronische Dokumente datenbankgestützt zu verwalten, dazu dient Dokumentenmanagement.
Datenbanken erlauben die Verwaltung großer Datenmengen und einen direkten Zugriff auf die wichtigen und aktuellen Dokumente.
Doch auch elektronische Akten müssen ordentlich verwaltet werden und der Aufwand unterscheidet sich nicht wesentlich von der manuellen Ablage. Wer keine ordentliche Struktur bei der manuellen Ablage aufgebaut hat, wird sich auch beim Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems schwer tun, es sei denn, das Programm übernimmt die wesentlichen Aufgaben und dem Nutzer werden alle wichtigen Arbeiten abgenommen.
Unterm Strich ist die Umstellung auf elektronische Datenverwaltung sinnvoll und ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem bringt dem Unternehmen mehr Vorteile als Nachteile.
Bessere Suchfunktionen, wie Dateiname, Dateiendung, Änderungsdatum oder Änderungsnummer erleichtern das Auffinden bestimmter Dokumente erheblich. Auch Auftragsnummer, Kundennummer oder Bearbeiter kommen als Suchkriterium in Frage.
Informationen die zusammengehören können aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
Auch können mehrere Stellen oder Abteilungen, die mit die mit der Erledigung von bestimmten Aufgaben betraut sind, auf die Dokumente zugreifen.
Missbrauch beim Zugriff auf Dokumente und Geschäftsprozesse wird durch die Installierung eines Berechtigungssystems vermieden.

Aufbau- und Ablauforganisation in Unternehmen

 In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse und Abläufe, die es zu organisieren gibt. Auch wenn in der Startphase eines Unternehmens dieser Aspekt vielleicht noch stiefmütterlich behandelt wird, werden doch schon unbewusst Strukturen geschaffen, die man als Aufbau- und Ablauforganisation von diesem scheinbar noch unorganisierten Unternehmen bezeichnen kann.
Generell gibt es viele Definitionsansätze für den Begriff Organisation an sich. So kann dieser Begriff funktionell, instrumentell oder auch institutionell betrachtet werden. Unabhängig von der Sichtweise des Begriffes unterscheidet man jedoch bei der Organisation eines Unternehmens die Aufbau- und Ablauforganisation.

Bei der Aufbauorganisation handelt es sich um die hierarische Struktur in dem Unternehmen. Diese regelt welche Aufgaben durch wen und mit welchem Mitteln zu erledigen sind. Im Vordergrund steht die Strukturierung, also die Schaffung von Organisationseinheiten in Form von bsw. Stellen und Abteilungen. In kleineren Unternehmen kann die Aufbauorganisation auch durchaus nur aus einem Geschäftsführer oder Alleininhaber bestehen.

Die Ablauforganisation hingegen regelt, welche Arbeitsschritte mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in welchem Bereich innerhalb der Aufbauorganisation zu erledigen sind. Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens hängen also unmittelbar zusammen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise über die Einheiten Rechnungswesen und Controlling verfügt (Aufbauorganisation), regelt die Ablauforganisation welche Arbeitsschritte vom Rechnungswesen und welche vom Controlling ausgeübt werden sollen. Dies kann je nach Industriezweig und dem verfügbaren Ressourcen in jedem Unternehmen unterschiedlich sein.

Die geschaffenen Strukturen sollten mit zunehmender Größe dann immer wieder ausgebaut oder angepasst werden, um den gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden. Interessant in diesem Zusammenhang sind diverse Ansätze, welche scheinbar ohne solche hierarchischen bzw. offiziellen Strukturen auskommen wollen und vermeintlich auch können. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch häufig das genaue Gegenteil: An die Stelle der fehlenden offiziellen Strukturen sind inoffizielle getreten. Letztere entstehen auch in hierarchisch strukturierten Unternehmen. Dies kann unter Umständen dann ein Indikator für eine schlechte Aufbau- oder Ablauforganisation sein, aber auch zahlreiche andere Ursachen haben.

Qualitätsmanagementsysteme

Seit der Veröffentlichung der ersten Qualitätsnormen  in den 80er- Jahren, finden Qualitätsmanagementsysteme  heutzutage eine immer größer werdende Verbreitung.
Diese QM- Systeme sind für Unternehmen jeglicher Art und Größe eines der wichtigsten Führungsinstrumente!
Ein maßgeschneidertes Qualitätsmanagementsystem bietet viele Vorteile. Darunter zählen die Kostenreduktion, Fehlerreduktion, ein besseres Image, nachhaltiges Qualitätsbewusstsein, Nachvollziehbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Leistungssteigerung, höhere Transparenz, eindeutige Organisation, Struktur und klare Abläufe und Prozesse.
ISO 9001 Qualitätsmanagement
Es bildet die Voraussetzung für überlegene Produkte, exzellente Dienstleistungen, fähige Prozesse und zufriedene Kunden. Das Qualitätsmanagement wird von den Wirtschaftswissenschaften als Teilbereich des funktionalen Managements, mit dem Ziel, Geschäftsprozesse und die Arbeitsqualität zu erhöhen, angesehen. Dabei sind sowohl die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten oder weiterzuentwickeln und zeitliche Vorgaben zu berücksichtigen. Inhalte sind etwa professionelle Lösungsstrategien, Normen für Leistungen oder Produkten, die Optimierung von Kommunikationsstrukturen, die Steigerung oder Erhaltung der Kundenzufriedenheit oder des Klientels, Gestaltung und Ausstattung von Arbeitsräumen, Dokumentationen, Motivation der Belegschaft, eine Standardisierung bestimmter Arbeits- und Handlungsprozesse, sowie berufliche Weiterbildung.
Das Qualitätsmanagement soll bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen sicherstellen, dass der zugewiesene Platz durch Qualitätsbelange eingenommen wird. Die Qualität bezieht sich dabei sowohl auf die Dienstleistungen und die vermarkteten Produkte, als auch auf interne Prozesse der Organisation und ist als das Maß definiert, in dem der betrachtete Prozess oder das betrachtete Produkt, den Anforderungen genügt. Die Anforderungen können implizit vorausgesetzt werden oder können explizit definiert sein. Die Qualität ist das Ausmaß an Erwartungen und Übereinstimmungen von Anforderungen mit einer Dienstleistung oder einem Produkt. Die Anforderungen werden im Laufe der Zeit zu Erwartungen.
Somit steuert das QM nur die Erreichung der vorgegebenen Qualität und führt somit nicht zwangsläufig zu einem höherwertigen Ergebnis. Einem vollständigem QM kann somit durchaus auch der Herstellungsprozess eines Billigprodukts unterliegen. Qualitätszertifizierungen etwa nach ISO sagen nur über das QM im Herstellungsprozess, nicht aber wie in der Werbung suggeriert, über die Produktqualität aus.

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