Standortunabhängige Zusammenarbeit effektiv organisieren
Digitalisierung und Globalisierung treiben standortunabhängiges Arbeiten voran und es wird immer üblicher, dass Experten an Projekten erfolgreich zusammenarbeiten, auch wenn sie geografisch weit voneinander entfernt sind. Doch wie lassen sich einzelne Aufgaben dezentral planen? Wie können Ziele definiert und Prozesse visualisiert werden? Und in welcher Form bringen sich die einzelnen Teammitglieder selbst in die Projektorganisation mit ein?
Projektmanagement-Tools: Dezentrale Teams smart organisiert
Clouds, Chats, Foren und Video-Konferenzen machen es möglich, dass die Kommunikation zwischen Teammitgliedern direkt und persönlich gestaltet werden kann trotz unterschiedlicher Arbeitsstandorte. Um solche dezentralen Arbeitsprozesse jedoch einfach und übersichtlich zu planen, Aufgaben zu strukturieren, und den Workflow zu dokumentieren braucht es spezielle Tools und Methoden. Dabei gibt es inzwischen zwar eine Fülle an Projektmanagement-Tools für unterschiedliche Nutzungsansprüche. Doch auch die Teammitglieder müssen sich hier nicht selten auf besondere Weise miteinbringen, um Arbeitsprozesse zu ermöglichen, die auch stets mit dem aktuellen Istzustand des Projekts übereinstimmen. Als bekannteste Tools gelten hier Kanban und Scrum. Sie lassen sich mit vielfältigen Kommunikationstools kombinieren und ermöglichen somit auch dann eine erfolgreiche und effiziente agile Kollaboration, wenn das Team von verschiedenen Standorten aus arbeitet.
Agiles Projektmanagement – was ist das?
Unter agil wird ein Projektmanagement verstanden, das sich nicht an einem vorher festgelegten Plan innerhalb einer bestimmten Zeitspanne orientiert, sondern das Aufgabenspektrum derart auffächert, dass einzelne Etappen-Ziele innerhalb kurzer Zeitintervalle (Sprints) erreicht werden. Dank dieser Konzentration auf kurzfristige Ziele wird nicht nur agil (beweglich) auf Veränderungen eingegangen, sondern auch alle Beteiligten können sich hier vielfältiger und individueller in das Projekt miteinbringen. Das verlangt jedoch nicht nur einen vergleichsweise hohen Grad an Mitarbeit vom Einzelnen, sondern inkludiert auch, dass sich die Projektfertigstellung hinauszögern kann. Zwar mag auf den ersten Blick wenig befriedigend auf Kunden wirken, da das Datum der Fertigstellung einfach nicht näher konkretisiert werden kann. Dafür bekommt der Kunde jedoch ein Projekt, das im Idealfall exakt seine Wünsche abdeckt. Doch agiles Projektmanagement birgt noch weitere Vorteile:
- Know-how rückt in den Vordergrund
- Kommunikation löst umfangreiche Dokumentation ab
- Fortlaufende Optimierung aller Prozesse
- Kurze Zeitintervalle machen Probleme schon frühzeitig erkennbar
- Optimierungen sind immer möglich
- Veränderungen können flexibel in den Workflow integriert werden
- Funktionalität steht über Planungssicherheit
- Team organisiert sich selbst
Agieren Teams selbstbestimmter, übernehmen sie nicht nur mehr Verantwortung, sondern arbeiten auch motivierter. Das Ergebnis: Ziele werden schneller erreicht, die individuelle Kreativität wird gefördert und Teams können sich viel besser mit dem Projekt identifizieren. Doch auch aus Sicht des Kunden geht die Rechnung auf:
- Er hat stets denselben Einfluss auf das Projekt
- Ergebnisse werden ständig und nicht erst am Schluss geliefert
- Steter Abgleich mit der Realität ermöglicht flexible Reaktionen, um zum Beispiel Wettbewerbsvorteile zu wahren.
- Dank regelmäßiger persönlicher Kommunikation flachen Hierarchien ab
Ist agiles Projektmanagement dann die Allzweckwaffe der Teamarbeit?
Sicherlich birgt das agile Zusammenarbeiten vielfältige Chancen für alle Beteiligten, doch es ist nicht immer die richtige Wahl für jedes Projekt. Gerade wenn der Realisierungsaufwand schon vorher bekannt ist, die Rahmenbedingungen sich aller Wahrscheinlichkeit nicht verändern werden und der Weg zum Ziel weitgehend berechenbar bleibt, dann macht agiles Projektmanagement kaum Sinn. Als Faustregel gilt:
Steht der Umfang des Projekts vorher nicht fest, das Ziel soll jedoch trotzdem innerhalb einer bestimmten Deadline realisiert werden, dann ist Agilität der richtige Weg zum Ziel.
Gastautor: Daniela Fehrenbacher