Rechtssichere Aktenvernichtung im Unternehmen

Das digitale, papierlose Büro ist nach wie vor mehr Utopie als Realität. Der Alltag ist noch immer geprägt von Dokumenten und vollen Aktenordnern, die aufgrund vom Gesetzgeber vorgegebener Aufbewahrungsfristen teilweise mehrere Jahre gelagert werden müssen, bevor sie entsorgt werden können bzw dürfen.
Wenn personenbezogene und andere sensible Daten und Dokumente vernichtet werden, müssen also bestimmte Regeln eingehalten werden. Rechtliche und technische Vorgaben der Aktenvernichtung ergeben sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und DIN 66399. Verstöße bei der unsachgemäßen Entsorgung von Dokumenten können Unternehmern sehr teuer zu stehen kommen — ganz abgesehen vom Reputationsverlust.

Aktenvernichtung mit Sicherheitsstufe 2/P4 nach DIN 66399

Bei der Aktenvernichtung gelten entsprechend der Datenschutzbestimmungen 3 Sicherheitsstufen bzw. Schutzklassen: 1. Normal, 2. erhöht und 3. besonders hoch. Letztendlich geht es dabei um die Zerkleinerung der Akten in Streifen oder Partikeln in unterschiedlichen Größen und Breiten.

Unternehmen können selbst die Aktenvernichtung vornehmen, indem ein geeignetes Aktenvernichtungsgerät angeschafft und der vorgeschriebene Prozess inhouse umgesetzt wird.

Es gibt aber gute Gründe, die Aktenvernichtung an Dienstleister abgeben:

  • Die Aktenvernichtung ist an strenge gesetzliche Vorschriften gebunden und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien kann von einem spezialisierten Dienstleister gewährleistet werden.
  • Die Anschaffung eines teuren und leistungsstarken Aktenvernichters entfällt.
  • Der Kunde erhält zusätzliche Beratung, wenn noch Unsicherheiten bei der Klassifizierung bestehen.
  • Es können Akten im Ganzen vernichten werden ohne die Blätter aus dem Ordner zu entnehmen.

Auf der sicheren Seite bei der Aktenvernichtung sind Unternehmen mit einem zuverlässigen, zertifizierten Dienstleister. Am Beispiel der Firma Mammut und der Aktenvernichtung München erläutern wir hier wichtige Details eines professionellen Serviceangebots für kleine und große Unternehmen:

Die Firma mit Hauptsitz in München (Deutschland) bietet die professionelle und gesetzeskonforme Vernichtung von Datenträgern, Festplatten und Akten an.

Kunden können die Services einfach online über den regionalen Webshop bestellen und dabei zwischen verschiedenen Service-Optionen für die Aktenvernichtung wählen:

  • Selbstanlieferung: es werden weder Kosten für die Anfahrt eines Transportfahrzeuges berechnet, noch gibt der Kunde seine Akten aus der Hand.
  • Preiswert: schnell und wenig Aufwand für geringes Volumen (max. 60 gefüllte Aktenordner).
  • Komfortabel: für Kunden, die ein größeres Volumen an Aktenordnern/Dokumenten vernichten wollen und sich mehr Zeit nehmen wollen, um z.B. Aktenordner für Wiederverwendung zu leeren. Sicherheitsbehälter stehen bis zu 10 Tage mietfrei beim Kunden. Die Abholung erfolgt in Abspraxche mit dem Dienstleister.
  • Regelmäßig: für Kunden mit andauerndem Bedarf, Akten und Dokumente zu entsorgen. Termine zur Abholung der Sicherheitsbehälter können in festem Turnus oder nach Bedarf der Kunden vereinbart werden.
  • Nachhaltig: bietet Kunden zusätzlich die Option, das Schreddergut aus der Aktenvernichtung zu Büropapier zu recyceln. Das Schreddergut wird in jedem Fall wiederverwertet, aber üblicherweise zu Tissue-Papier.
  • Individuelle Vereinbarungen sind möglich, wenn keines der Angebote zu einem Kundenwunsch passt.

Die Vorteile für Kunden:

Rechtssicherheit des Kunden. Verstöße gegen Datenschutzauflagen können sehr teuer werden. Ein zertifizierte Partner hilft hier, diese Risiken zu eliminieren.

Die Vorgaben der EU DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDGS) werden eingehalten, mit wenig Aufwand und geringen Kosten.
In Regalen und Archiven wird wieder Platz frei.
Kunden können sich bei Bedarf zum Thema Datenschutz und Datenvernichtung beraten lassen.