Aktenvernichtung vor Ort für höchste Sicherheitsansprüche
Papier ist geduldig, heißt es. Papier ist aber auch verräterisch, enthält es doch allzu oft Informationen, die auf keinen Fall von den falschen Augen gesehen werden dürfen. Daher gibt es nicht ohne Grund detaillierte Vorschriften, wie mit sensiblen Akten umgegangen werden muss. Vor allem dann, wenn sie entsorgt werden sollen: die Aktenvernichtung.
Dass Akten mit sensiblen Inhalten nicht einfach so in die Papiertonne wandern dürfen, ist klar. Insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Inhalten sind heikel, aber auch Geschäftsgeheimnisse können immensen Schaden anrichten, wenn sie in falsche Hände geraten. Wie aber können Akten so vernichtet werden, dass sie garantiert nicht mehr lesbar und auch mit größtem Aufwand nicht rekonstruierbar sind?
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Sache noch einmal komplizierter gemacht. Seit Oktober 2012 gilt in Deutschland für Akten die DIN 66399, die sieben verschiedene Sicherheitsstufen vorgibt.
Je sensibler die Informationen, umso höher ist die Schutzklasse der davon betroffenen Dokumente und umso höher die Sicherheitsstufe, also die „Gründlichkeit“, mit der diese Dokumente vernichtet werden müssen.
Vor allem bei Ärzten, Rechtsanwälten, Notaren und Versicherungen fallen regelmäßig personenbezogene Dokumente der höchsten Schutzklasse an, aber auch Personalakten in Firmen können davon betroffen sein.
Sicherheitsstufe
Die kleinen, handlichen Aktenvernichter, die sich in vielen Büros finden, haben meist nur eine niedrige Sicherheitsstufe und sind daher nicht für alle Arten von Akten geeignet. So bietet etwa das Zerlegen des Papiers in feine Streifen nur einen niedrigen Sicherheitsstandard, weil ein auf diese Art vernichtetes Dokument mit einem gewissen Aufwand rekonstruiert werden kann.
Besser ist das Zerlegen in feine Schnipsel, aber hierbei ist die Größe der Partikel maßgebend für die Sicherheitsstufe. Aktenvernichter, die die höchsten Sicherheitsstufen erfüllen, sind teuer. Und die Zuordnung, welches Dokument nach welcher Sicherheitsstufe vernichtet werden muss, ist nicht immer ganz einfach und erfordert eine sorgfältige Schulung des Personals.
Natürlich darf die Sicherheitsstufe aber jederzeit überschritten werden. Mit einer professionellen Aktenvernichtung nach dem höchsten Standard sind Sie also in jedem Fall auf der sicheren Seite.
Das ausführende Unternehmen stellt ein Zertifikat aus, das die vorschriftsgemäße Vernichtung der Dokumente bescheinigt. Ein weiterer Vorteil einer professionellen Aktenvernichtung: Aktenordner und Mappen können als Ganzes in die Maschine gebracht werden, das zeitaufwendige Herausnehmen einzelner Blätter entfällt.
Aktenvernichtung vor Ort bei großen Aktenmengen
Am praktischsten, vor allem bei großen Aktenmengen, ist eine mobile Aktenvernichtung: Dabei kommt das Gerät zu Ihrem Standort, die geschulten Mitarbeiter des Unternehmens kümmern sich dann um die Vernichtung. Der Vorteil: Die Akten müssen für eine mobile Aktenvernichtung nicht transportiert werden.
Eine weitere Sicherheitslücke, bei der ein Verlust der Dokumente – etwa durch Unachtsamkeit, aber auch durch einen gezielten Diebstahl – denkbar ist, wird durch eine Aktenvernichtung vor Ort geschlossen. In manchen Betrieben bestimmen auch betriebsinterne Vorschriften, dass sensible Daten das Firmengelände gar nicht erst verlassen dürfen. Eine Aktenvernichtung vor Ort ist hier die einzige Option.