Dokumentenmanagement

 Dokumente gehören schon immer zum Leben und sie flattern täglich von den verschiedensten Behörden und Unternehmen ins Haus. Sie müssen rechtssicher archiviert werden und füllen einen Aktenordner nach dem anderen, bis die Aktenschränke überquellen.
Das Auffinden eines ganz bestimmten Dokuments wird dann mitunter zur Qual.
Abhelfen kann hier die Ablage in elektronischer Form mittels eines Dokumentenmanagementsystems.
Die Verwaltungsfunktion der immer weiter anwachsenden Daten steht beim klassischen Datenmanagementsystem in Vordergrund. Die Datenerfassung ist über die verschiedensten Wege möglich. Dazu gehören die manuelle Eingabe, Einscannen von Dokumenten, Ablage von Dokumenten die E-Mails angehängt wurden oder Daten von optischen und magnetischen Datenträgern.
Durch die elektronische Archivierung wird das schnelle Auffinden von wichtigen Informationen und Dokumenten ermöglicht und die Archivierungskosten erheblich gesenkt.
Elektronische Dokumente datenbankgestützt zu verwalten, dazu dient Dokumentenmanagement.
Datenbanken erlauben die Verwaltung großer Datenmengen und einen direkten Zugriff auf die wichtigen und aktuellen Dokumente.
Doch auch elektronische Akten müssen ordentlich verwaltet werden und der Aufwand unterscheidet sich nicht wesentlich von der manuellen Ablage. Wer keine ordentliche Struktur bei der manuellen Ablage aufgebaut hat, wird sich auch beim Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems schwer tun, es sei denn, das Programm übernimmt die wesentlichen Aufgaben und dem Nutzer werden alle wichtigen Arbeiten abgenommen.
Unterm Strich ist die Umstellung auf elektronische Datenverwaltung sinnvoll und ein strukturiertes Dokumentenmanagementsystem bringt dem Unternehmen mehr Vorteile als Nachteile.
Bessere Suchfunktionen, wie Dateiname, Dateiendung, Änderungsdatum oder Änderungsnummer erleichtern das Auffinden bestimmter Dokumente erheblich. Auch Auftragsnummer, Kundennummer oder Bearbeiter kommen als Suchkriterium in Frage.
Informationen die zusammengehören können aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
Auch können mehrere Stellen oder Abteilungen, die mit die mit der Erledigung von bestimmten Aufgaben betraut sind, auf die Dokumente zugreifen.
Missbrauch beim Zugriff auf Dokumente und Geschäftsprozesse wird durch die Installierung eines Berechtigungssystems vermieden.

Aufbau- und Ablauforganisation in Unternehmen

 In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse und Abläufe, die es zu organisieren gibt. Auch wenn in der Startphase eines Unternehmens dieser Aspekt vielleicht noch stiefmütterlich behandelt wird, werden doch schon unbewusst Strukturen geschaffen, die man als Aufbau- und Ablauforganisation von diesem scheinbar noch unorganisierten Unternehmen bezeichnen kann.
Generell gibt es viele Definitionsansätze für den Begriff Organisation an sich. So kann dieser Begriff funktionell, instrumentell oder auch institutionell betrachtet werden. Unabhängig von der Sichtweise des Begriffes unterscheidet man jedoch bei der Organisation eines Unternehmens die Aufbau- und Ablauforganisation.

Bei der Aufbauorganisation handelt es sich um die hierarische Struktur in dem Unternehmen. Diese regelt welche Aufgaben durch wen und mit welchem Mitteln zu erledigen sind. Im Vordergrund steht die Strukturierung, also die Schaffung von Organisationseinheiten in Form von bsw. Stellen und Abteilungen. In kleineren Unternehmen kann die Aufbauorganisation auch durchaus nur aus einem Geschäftsführer oder Alleininhaber bestehen.

Die Ablauforganisation hingegen regelt, welche Arbeitsschritte mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in welchem Bereich innerhalb der Aufbauorganisation zu erledigen sind. Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens hängen also unmittelbar zusammen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise über die Einheiten Rechnungswesen und Controlling verfügt (Aufbauorganisation), regelt die Ablauforganisation welche Arbeitsschritte vom Rechnungswesen und welche vom Controlling ausgeübt werden sollen. Dies kann je nach Industriezweig und dem verfügbaren Ressourcen in jedem Unternehmen unterschiedlich sein.

Die geschaffenen Strukturen sollten mit zunehmender Größe dann immer wieder ausgebaut oder angepasst werden, um den gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden. Interessant in diesem Zusammenhang sind diverse Ansätze, welche scheinbar ohne solche hierarchischen bzw. offiziellen Strukturen auskommen wollen und vermeintlich auch können. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch häufig das genaue Gegenteil: An die Stelle der fehlenden offiziellen Strukturen sind inoffizielle getreten. Letztere entstehen auch in hierarchisch strukturierten Unternehmen. Dies kann unter Umständen dann ein Indikator für eine schlechte Aufbau- oder Ablauforganisation sein, aber auch zahlreiche andere Ursachen haben.

Prozessmanagement in Unternehmen

Unternehmen sind heute nicht nur darauf aus die Kunden mit einem guten Service und neuen Produkten für sich zu gewinnen, sondern um sich am Markt einen Namen machen zu können ist es vor allem wichtig, dass auch der interne Ablauf läuft und die einzelnen Etagen miteinander arbeiten und so wissen, was genau vorgeht und wer für was zuständig ist. All dies betrifft das sogenannte Prozessmanagement, welches heute ein wichtiger Teilbereich ist und all die großen Unternehmen beschäftigen sich mit dieser Thematik und arbeiten intern daran. Wie oben erwähnt geht es hier um den Ablauf innerhalb der Firma und wie die Geschäftsprozesse ablaufen und was verbessert werden könnte. Selbst in international tätigen Firmen gibt es immer etwas, dass man noch verbessern könnte und woran man arbeiten sollte. Ziel ist es also, dass man genau diese Fehler in den Geschäftsprozessen herausfiltert und Maßnahmen ergreift, um in Zukunft besser arbeiten zu können.

Sollte man selber in einem solchen Unternehmen tätig sein, dann reicht es gerade in der Chefetage nicht aus einfach nur am Schreibtisch zu sitzen und die Unterlagen einzusehen, sondern zuerst einmal muss man sich einen Überblick über die laufenden Geschäftsprozesse verschaffen und lernen, wie jede Etage mit der anderen zusammenhängt. Nur so kann man das Prozessmanagement auch sinnvoll einsetzen und besser planen und koordinieren. Kosten, Mitarbeiter und die Entwicklung sind der Kern eines Unternehmens und genau diesen muss man auch stärken.

Fakt ist, das Prozessmanagement ein wichtiges Thema ist und wenn man einmal über den Tellerrand schauen würde, dann würde man sehen, dass ein Unternehmen ein großes Ganzes ist und man nur Erfolge verzeichnen wird, wenn man alle Faden in der Hand hält und verbindet.

Wirtschaft und Unternehmen in Deutschland

„Made in Germany“ ist ein weltweit anerkanntes Qualitätsprädikat. Was aber ist eigentlich die aktuelle deutsche Wirtschaft? Deutschland ist zunächst einmal ein Dienstleistungsland. Rund 70 Prozent der Wirtschaftsleistung und Arbeitsplätze stammen aus diesem Sektor. Die deutsche Wirtschaft fußt zwar traditionell auf ihrer Industrie, nicht umsonst sind die Industriestaaten die wirtschaftsstärksten der Welt (siehe G8). Aber die Industrie umfasst nur 30 Prozent des Bruttoinlandsprodukts und der Arbeitsplätze. Insbesondere die deutsche Kraftfahrzeug-, Elektrotechnik- und Maschinenbauindustrie sind jedoch weltbekannt. So konnte Deutschland bis 2009 alljährlich den inoffiziellen Titel Exportweltmeister erringen.

Die meisten Jungakademiker wünschen sich laut Umfragen einen Arbeitsplatz bei den betreffenden DAX-Unternehmen. Daher vergessen sie jedoch gerne, dass gerade das Management der Global Player schnell einmal eine Fusion oder Schließung ganzer Bereiche beschließt, die auch ihren Arbeitsplatz treffen kann. Diese angeblich unumstößlichen Regeln sind den jung-dynamischen, aber unerfahrenen Managern von klein auf eingebimst worden: Profit und Effizienz über allem, insbesondere in Aktiengesellschaften. Die Finanzkrise mit ihren größenwahnsinnigen Bankern aus New York, London oder deutschen Landeszentralbanken sollte sie eigentlich etwas besseres gelehrt haben.

Neben zufriedenen Mitarbeitern kann man heute vor allem mit umweltbewusster, nachhaltiger und sozialer Firmenpolitik punkten. Diese Attribute sind heute ganz entscheidend für eine gutes Image des gesamten Unternehmens – und der Geschäftserfolg steht und fällt bekanntlich mit dem Image bzw. der Marke, insbesondere bei schlecht unterscheidbaren Produkten. Daher geht politisch und wirtschaftlich der Trend klar zur grünen Wirtschaft, insbesondere sparsame, umweltschonende Kraftwagen und Technologien sind gefragt: erneuerbare Energien, Gebäudedämmung und Elektromobile.

Der Wirtschaftsbereich mit den meisten Beschäftigten (über 4,3 Millionen) ist jedoch die Gesundheitswirtschaft. Zwar kann man in der Kranken- und Altenpflege nicht gerade reich werden, aber durch die Alterung der Bevölkerung wird dieser Bereich nach allen Prognosen weiter stark wachsen. Und gutes Geld lässt sich meist in anderen Teilbereichen des Gesundheitswesens verdienen, auch wenn der Staat hier oft überreguliert: Ärzte, Apotheker, Pharmaunternehmen, Medizintechnik und Fitness/Wellness.